PENGERTIAN NOTULEN, NOTULIS, DAN NOTULA

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan. 
Notulis adalah orang yang mampu meyimak, dan menulis serta mencatat 
hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal hingga akhir acara.
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. 

Isi Notula rapat :
- Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
- Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
- Pemimpin rapat
-  Sifat rapat.
- Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
- Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
- Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
- Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
- Ringkasan jalannya rapat.
- Hasil rapat.
- Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
- Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan
- Catatan khusus.
- Dan lainnya.

Mengenal Humas & Definisinya - Konsep Dasar Public Relations

MENGENAL HUMAS & DEFINISINYA
KONSEP DASAR PUBLIC RELATIONS

Humas Adalah - Bagi sebagian masyarakat kegiatan humas mungkin hanya merupakan kegiatan yang konteksnya menyebarkan informasi kepada publik atau khalayak. Namun tidak, sekarang Profesi humas / Public Relations konteksnya sangat luas dan memiliki posisi tersendiri di Perusahaan / Organisasi

PENGERTIAN PUBLIC RELATIONS / HUMAS

Public Relations secara harfiah adalah gabungan dari dua buah kata yaitu “public” dan “relations”. Public adalah salah satu kelompok dalam masyarakat dimana di dalam masyarakat yang sifatnya heterogen terdapat sekelompok orang yang sifatnya homogen. Yang homogen inilah yang dapat dikategorikan sebagai “publik”. Kata publik secara universal yaitu sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal. 

Pengertian Relations Dalam bahasa indonesia kata relation diterjemahkan sebagai ‘hubungan’ tetapi dalam kaitannya dengan PR, relations yang dimaksud adalah jamak. Dari pengertian kata relations’ di atas, maka jelaslah bahwa hubungan yang dilakukan dalam kegiatan PR adalah banyak. Dalam arti kata kegiatan PR pada pelaksanaannya melibatkan berbagai macam hubungan, jadi tidak hanya dalam satu macam hubungan.

Definisi PR menurut Institute of Public Relations (IPR)

“Public Relations (PR) adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.” 

Analisis : 

1. ‘upaya yang terencana dan berkesinambungan’ Berarti bahwa PR adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya ini berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Jadi, PR sama sekali bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau dadakan.
2. tujuan utamanya adalah ‘menciptakan & memelihara saling pengertian’ . Maksudnya adalah untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan. Selain itu, organisasi juga harus memahami setiap kelompok atau individu yang terlibat dengannya.

Definisi PR menurut Frank Jefkins

“PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian”

Cutlip, Center and Broom mendefinisikan PR adalah sebagai berikut :

Definisi PR menurut International Public Relations Association (IPRA)

“PR adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dengan penelitian opini publik di antara mereka. Untuk mengaitkanya sedapat mungkin kebijaksanaan dan prosedur yang mereka pakai untuk melakukan hal itu direncanakan dan disebarkanlah informasi yang lebih produktif dan pemenuhan keinginan bersama yang lebih efisien”

Definisi tersebut dengan tegas menunjukkan bahwa PR adalah fungsi manajemen, menegaskan bahwa komunikasi dalam kegiatan PR sangat penting. Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi 2 arah dari organisasi ke publiknya, dari publik ke organisasi secara timbal balik, dengan memperhatikan opini publik sebagai efeknya, baik yang terdapat pada publik internal maupun publik eksternal. Komunikasi yang sehat dan etis didasarkan atas penelitian yang seksama

Dari berbagai konsep PR di atas, maka dapat ditarik konsep untuk memahami dan mengevaluasi berbagai opini publik atau publik yang berkembang terhadap organisasi/ perusahaan,

maka :

Dalam kegiatannya : PR memberi masukan dan nasihat terhadap berbagai kebijakan manajemen yang berhubungan dengan opini atau isu publik yang ditimbulkan.

Dalam Pelaksanaannya : PR menggunakan komunikasi untuk memberitahu, mempengaruhi dan Mengubah pengetahuan, sikap dan perilaku publik sasarannya

Tujuan utama PR pada intinya adalah :membangun kredibilitas dan membangkitkan motivasi bagi stakeholder perusahaan guna meminimalkan biaya pengeluaran proses transfer komunikasi.

Tujuan kegiatan PR dapat dikelompokkan menjadi :

• Performance Objective
  PR merupakan kegiatan-kegiatan komunikasi yang mempresentasikan citra perusahaan kepada publiknya, melaksanakan serangkaian kegiatan untuk membentuk dan memperkaya identitas, serta citra perusahaan di matastakeholder.
• Support of Customer Market Objective
  kegiatan PR dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, sikap, dan persepsi konsumen terhadap produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan

TUJUAN PUBLIC RELATIONS

Menciptakan Pemahaman Antara Perusahaan Dengan Publiknya

Tujuan kegiatan PR pertama kali adalah berupaya menciptakan saling pengertian antara perusahaan dengan publiknya. Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi kecukupan informasi antara perusahaan dengan publiknya. Perusahaan harus mampu memahami kondisi nyata publiknya. Public Relations harus memulai aktivitasnya dengan bertanya“siapa publik saya?; apakah publik saya mengenal saya?; bagaimana persepsi publik tentang saya?; apa yang belum diketahui publik tentang saya?; apa yang saya lakukan?; bagaimana saya melakukannya?; bagaimana saya berbeda dengan pesaing?; dsb.

Publik harus mempunyai informasi yang cukup tentang perusahaan misalnya, “apa yang telah atau sedang atau akan dilakukan oleh perusahaannya?; produk apa yang dihasilkan perusahaan? Apakan perusahaan punya komitmen untuk mendukung kepentingan publik?”

Membangun citra corporate(Corporate image)

Citra merupakan gambaran yang ada dalam benak publik tentang perusahaan. Citra adalah persepsi publik tentang perusahaan yang menyangkut pelayanannya, kualitas produk, budaya perusahaan, perilaku perusahaan atau perilaku individu - individu dalam perusahaan dan lainnya.

Dengan kata lain citra korporat adalah citra keseluruhan yang dibangun dari semua komponen perusahaan seperti : kualitas produk, keberhasilan ekspor, kesehatan keuangan, perilaku karyawan, tanggung jawab sosial terhadap lingkungan atau pengalaman konsumen yang menyenang atau menyedihkan tentang pelayanan perusahaan.

Karena keseluruhan komponen perusahaan berpotensi menciptakan citra maka kegiatan PR dapat bersifat :

• PR sebagai metode komunikasi, yaitu kegiatan PR yang dilakukan melalui divisi PR. Perusahaan mempunyai divisi khusus PR dengan berbagai macam program kegiatan yang dirancang secara sistematis dan terencana serta dipimpin oleh seorang manager PR.
• PR sebagai teknik komunikasi, yaitu segala perilaku anggota organisasi berpotensi mempengaruhi citra tertentu di mata publik. Di sini berlaku prinsip “every body is a PR” setiap orang adalah PR bagi dirinya sendiri dan perusahaan tempat dia bekerja.

Membentuk opini yang favourable

Sikap publik terhadap perusahaan bila diekspresikan disebut opini publik. Jadi opini publik merupakan ekspresi publik mengenai persepsi dan sikapnya terhadap perusahaan. Dalam kaitan ini, PR dituntut memelihara komunikasi persuasif yang ditujukan untuk :

1. Menjaga opini yang mendukung 
2. Menciptakan opini yang masih tersembunyi atau yang belumdiekspresikan 
3. Menetralkan opini yang negatif.

 

Membentuk goodwill & kerjasama

Pada tahap ini, tujuan PR sudah pada tahap tindakan nyata. Artinya sudah tercipta jalinan kerja sama dalam bentuk perilaku tertentu yang mendukung keberhasilan perusahaan. Dalam tahap ini diharapkan publik secara nyata mendukung program-program perusahaan. Misalnya publik turut serta dalam menyukseskan kampanye PR atau tetap loyal menkonsumsi produk perusahaan.

Goodwill dan kerja sama dapat terwujud karena ada inisiatif yang dilakukan berulang-ulang oleh PR perusahaan untuk menanamkan saling pengertian dan kepercayaan kepada publiknya. Tujuan menciptakan kerja sama berarti membantu perusahaan dan publik untuk saling beradaptasi satu sama lain. PR adalah upaya-upaya perusahaan untuk menciptakan kerja sama dengan kelompok-kelompok masyarakat.

CONTOH NOTULEN RAPAT KANTOR,SEKOLAH ,ORGANISASI&DISKUSI

Susunan Notulen Rapat Lengkap dengan Contohnya

Perlu kalian tahu juga bahwa notulen merupakan naskah dinas yang dibuat untuk catatan suatu kegiatan dimulai dari pembukaan, perumusan masalah, pengambilan keputusan, dan penutupan.

Isi dari notulen antara lain:

• Tujuan kegiatan itu dilakukan
• Pikiran yang hendak dibahas dalam suatu kegiatan
• Saran serta keputusan kegiatan
• Waktu pelaksanaan kegiatan
• Pihak yang menghadiri kegiatan

Notulen memiliki susunan seperti:

1. Kepala Notulen

Adalah bagian yang pertama dan harus diingat ketikan menulis. Kepala notulen terdiri dari : tema yang akan dibahas, hari dan tanggal pelaksanaan, waktu pelaksanaan, tempat, acara, dan unsur yang ada dalam acara (ketua dan wakil, sekretaris, notulis, dan peserta).

2. Isi Notulen

Yaitu bagian yang berisi hal-hal penting dalam acara atau kegiatan yang dilaksanakan.Dibuatnya isi notulen bertujuan untuk membedakan susunan sistematis dalam notulen. Isinya antara lain seperti: kata pembukaan, pembahasan, pembacaan hasil keputusan, waktu penutupan.

3. Bagian Akhir Notulen

Bagian akhir dari notulen berisi penjelasan mengenai hal yang ada pada akhir penulisan notulen.Akan tetapi letaknya di akhir, dan kedudukannya sangat penting. Susunan dari bagian akhir notulen yaitu: nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat, pangkat, dan NIP.

4. Penandatanganan

Penandatanganan notulen adalah kumpulan tanda tangan yang dianggap penting karena merupakan bentuk dari pertanggungjawaban pelaksanaan acara. Notulen ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, notula, dan sekretaris yang dibuat di kertas folio menggunakan kop naskah dinasyang bersangkutan.

Adapun contoh notulen rapat kantor, sekolah, organisasi, & diskusi yang bisa kalian baca yaitu:

Notulen Rapat Organisasi

Contoh Notulen Unit Kegiatan Mahasiswa

Rapat Persiapan Pensi Menyambut Dies Natalis Universitas

Hari, Tanggal, dan Tempat : Rabu, 09 November 2016

Waktu : 09.00-11.00

Materi Rapat : Persiapan Pensi Menyambut Dies Natalis Universitas

Rapat persiapan pensi menyambut Dies Natalis Universitas akan dihadiri oleh :

Pimpinan : Bangkit Setyo Wibowo (Ketua UKM)

Rapat Notulis :Faisal Muhammad

Peserta :15 orang

Terdiri atas:-

Tidak hadir:-

Pelaksanaan Rapat :

Kegiatan Pembukaan :

• Acara Pembukaan Kegiatan Rapat dibuka oleh Ketua UKM
• Sambutan Rektorat
• Dalam sambutan Rektorat menyarankan supaya Panitia Pelaksana Kegiatan terdiri atas perwakilan setiap jurusan.
• Pengisi acara pensi dies natalisakan lebih baik terdiri dari UKM setiap fakultas.

Acara Inti:

Pembentukan Panitia Pelaksana

Memperhatikan dari arahan yang diberikan oleh Rektorat, maka panitia pelaksana acara pensi dies natalis universitas yaitu:

Ketua :Mira Lesmana

Sekretaris : Tri Yuni Astuti

Bendahara :Nurul Hidayah

Seksi acara :Heru Muhammad, dibantu oleh beberapa orang:

1. Widya Lestari
2. Puji Dwi Lestari
3. Mega Situmorang
4. Rodhiyah
5. Morgan Hutapea
6. Suci Lestari
7. Shanindya Yumna

Pelaksanaan Acara :

• Persiapan pensi 25-29 November 2016
• Rapat kepanitianaan 30 November 2016
• Pelaksanaan Kegiatan Pensi 2 Oktober
  Penutup

Kegiatan rapat ditutup oleh Ketua UKM selaku pimpinan rapat pada pukul 11.00 WIB.

ttd

Notulis,

Notulen Rapat Kantor

Agenda Rapat : Membahas Peningkatan Kinerja Karyawan

Hari/Tanggal   : 12 Oktober 2013

Pukul               : 10.00 WIB

Tempat            : Ruang Rapat Kantor

Pemimpin Rapat : Pak Syuhaeri selaku Direktur Kantor

Notulen Rapat : Sri Martini

NotulensiRapat : Cara meningkatkan kinerja karyawan yaitu dengan cara memotivasi karyawan supaya bekerja lebih giat lagi. Selain itu juga dengan meningkatkan fasilitas kantor supaya karyawan yang bekerja bisa betah, dengan begitu kinerjanya akan lebih baik.

Notulen Rapat Kantor PHK

Agenda Rapat : Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan

Pukul : 14.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat

Pemimpin Rapat : Direktur Utama PT SENTOSA

Notulen : Kusuma Wardhani

NotulensiRapat : pemutusan hubungan kerja (PHK) yang akan dilakukan PT SENTOSA dilakukan terkait adanya krisis ekonomi yang sedang melanda Indonesia saat ini. Karena itu, PHK dilakukan agar perusahaan tetap berjalan, dan karyawan yang di PHK akan diberikan pesangon sesuai dengan jabatannya masing-masing.

Contoh Notulen Rapat Sekolah

pixabay.com

Notula Rapat OSIS

SMK 1 Pamanahan

Hari & tanggal : Senin, 31 Oktober 2014

Waktu : 12.00-13.00 WIB

Tempat : Ruang OSIS SMK 1 Pamanahan

Materi Rapat : Rencana Penyelenggaraan Pentas Budaya

Pimpinan Rapat :Syeila Margaret (Ketua OSIS)

Notulis :Shofia Magdalena

Jumlah peserta yang hadir : 20 orang

Tidak hadir : –

Susunan acara :

1. Pembukaan
2. Pembahasan
3. Penutup

Pokok Pembahasan :

1. Tujuan diadakan pentas budaya
2. Waktu pelaksanaan pentas budaya
3. Peserta pentas
4. Biaya pelaksanaan pentas
5. Pembuka acara
6. Pembentukan panitia pentas

Hasil pembahasan :

1. Kegiatan pentas budaya bertujuan untuk melestarikan budaya Indonesia
2. Kegiatan pentas budaya akan dilaksanakan pada 12 November 2014
3. Peserta pentas budaya adalah siswa siswi SMK 1 Pamanahan
4. Biaya pelaksanaan kegiatan berasal dari anggaran OSIS dan sponsor
5. Pembuka acara pentas budaya adalah Kepala SMK 1 Pamanahan
6. Panitia pelaksanaan pentas budaya diketuai oleh IkhsanArkanul Arifin

Bandung, 10 Oktober 2014

Ketua                                                                                                                           notulis

Syeila Margaret                                                                                              Shofia Magdalena

Contoh Notulen Diskusi

pixabay.com

Agenda Diskusi : Membahas Kerja Kelompok

Hari/Tanggal   : 11 Juli 2011

Pukul               :09.00 WIB

Tempat            : Gazebo Pelita Jaya

Pemimpin Diskusi :Nadia selaku ketua kelompok

Notulen Rapat : Putik Diah Lestari

NotulensiRapat :kerja kelompok akan mengadakan kegiatan ke PT. Tambi untuk melaksanakan survei mengenai faktor produksi dalam pembuatan Teh Tambi. Kemudian hasil survei tersebut akan dibuat menjadi laporan kelompok dan diserahkan kepada guru pembimbing pelajaran ekonomi.